Vereinsarchiv erschließen und digitalisieren: vom Original zum geprüften Scan – Scanauftrag Qualitaetsprotokoll

Wofür dieses Arbeitsblatt hilft
Sie erhalten Unterlagen so, dass Herkunft, Inhalt und erlaubte Nutzung später nachvollziehbar bleiben.

So verwenden Sie die Textvorlage
Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor oder Textprogramm und speichern Sie zuerst eine eigene Kopie. Ersetzen Sie Platzhalter durch die für Ihren Vorgang passenden Angaben. Unbekanntes bleibt offen; notieren Sie Rückfrage und zuständige Person.
1. Wählen Sie einen klar begrenzten Bestand.
2. Erfassen Sie Herkunft, Datum, Beschreibung und Nutzungsrechte.
3. Legen Sie Ablage, Zugriff und nächste Überprüfung fest.
Speichern Sie Änderungen unter Ihrem eigenen Dateinamen. Zum Weitergeben können Sie zusätzlich ein PDF erzeugen. Eine Textvorlage wird nicht als Projektdatei in ein Online-Werkzeug geladen.

ARBEITSBLATT
Stand 21.10.2026 | lokale Vorbereitung
Eigene Vorlage; kein unterschriftsreifer Vertrag. Unbekanntes markieren, tatsächliche Ergebnisse erst nach Durchführung eintragen.

Auftrag-ID / Signatur / Umfang:
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Originalzustand / Stoppkriterium / fachliche Klärung:
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Zweck / Testobjekt / erlaubtes Verfahren:
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Auflösung / Dateiformat / Farbparameter / Begründung:
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Vorderseiten / Rückseiten / Beilagen / Reihenfolge:
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Lieferdateinamen / Signaturbezug / Metadaten:
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Scanperson oder Dienstleister / Aufnahmedatum:
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Vollständigkeit / Lesbarkeit / Farbe / Vergleich Original:
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Fehler / Nacharbeit / erneute Prüfung / Prüfer:
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Original zurückgelegt: Standort / Datum:
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Master unverändert gesichert / Arbeitskopie getrennt:
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Getrennte Sicherung / Wiederherstellungstest / Datum / Ergebnis:
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Rechte-/Datenschutzprüfung für interne Nutzung und etwaige Veröffentlichung:
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Abnahme / Einschränkungen / nächste Zuständigkeit:
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Quellen:
https://www.lwl-archivamt.de/media/filer_public/1e/21/1e21464d-cbd1-40fb-bb95-9f39eec3a221/handreichung_digitalisierung_von_archivgut_endfassung.pdf
https://archivberatung.hessen.de/rechtsfragen/deposital-und-schenkungsvertraege