Digitale Ablage im Brauchtumsverein

Wofür dieses Arbeitsblatt hilft
Die Hilfe erleichtert die Übernahme einer Aufgabe und das Wiederfinden wichtiger Unterlagen. Auch eine Vertretung soll den Stand verstehen können.

So verwenden Sie die Textvorlage
Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor oder Textprogramm und speichern Sie zuerst eine eigene Kopie. Ersetzen Sie Platzhalter durch die für Ihren Vorgang passenden Angaben. Unbekanntes bleibt offen; notieren Sie Rückfrage und zuständige Person.
1. Wählen Sie eine tatsächlich anstehende Aufgabe.
2. Ordnen Sie Unterlagen, Zugänge und Ansprechpersonen zu.
3. Gehen Sie den Ablauf gemeinsam durch und halten Sie ungeklärte Punkte fest.
Speichern Sie Änderungen unter Ihrem eigenen Dateinamen. Zum Weitergeben können Sie zusätzlich ein PDF erzeugen. Eine Textvorlage wird nicht als Projektdatei in ein Online-Werkzeug geladen.

ARBEITSBLATT
Eigener Vorschlag. Ordner setzen keine Zugriffsrechte. Keine realen personenbezogenen Daten enthalten.

00_Orientierung | Dateiplan, Zuständigkeiten und Verweise ohne Geheimnisse
01_Vereinsfuehrung | Satzung, Beschlüsse und organisatorische Vorgänge nach Berechtigung
02_Finanzen | Nur für zuständige Rollen, keine offene Mitgliederfreigabe
03_Facharbeit | Fachvorgänge nach der folgenden Branchengliederung
04_Mitgliederinformation | Nur zur internen Weitergabe geprüfte Informationen
90_Abgeschlossene_Vorgaenge | Abgeschlossene Vorgänge mit geprüftem Aufbewahrungszweck

03_Facharbeit
Funduskartei | Objektkennung, Standort, Zustand, Herkunft und zuständige Person dokumentieren. Leihverträge und private Kontaktdaten separat begrenzt zugänglich halten.
Interviewmetadaten | Datum, aufnehmende Person, Gesprächskontext und dokumentierte Nutzungsabrede festhalten. Eine Aufnahme ist kein Beleg für uneingeschränkte Veröffentlichung.
Fotoarchiv | Originaldatei, Herkunft, Datierung, Rechtehinweis und spätere Bearbeitungen unterscheidbar führen. Unsichere Zuschreibungen ausdrücklich als ungesichert markieren.
Festakten | Freigegebener Ablauf, Materialbedarf und Rückfragenkontakt für Mitwirkende. Abrechnungen und sensible Personenangaben in den berechtigten Bereich.

Namensbeispiel (konstruiert): 2027-01-15_Archiv-O01_Quellenkarte_v01_ENTWURF.ext
Die Endung .ext durch die echte Dateiendung ersetzen.

Dateidatum und historisches Aufnahmedatum nicht gleichsetzen. Originalnamen und bekannte Herkunft erhalten; Schätzungen und mündliche Überlieferung als solche dokumentieren.

Bestände und Zweck aufnehmen
Wählen Sie zunächst einen überschaubaren Vorgang. Notieren Sie vorhandene Speicherorte, Dokumentarten, zuständige Rolle, Zweck, nötige Zugriffe und bekannte Lücken. Lassen Sie Originale zunächst unverändert. Legen Sie fest, welche Stelle über die Ablage entscheidet.

Einen führenden Speicherort bestimmen
Bestimmen Sie pro Arbeitsbestand den gültigen Ort. Verweisen Sie von Übersichten darauf, statt weitere gleichberechtigte Hauptkopien zu verteilen. Papieroriginale, Verbandsportale und Fachsysteme werden mit Fundort verzeichnet, sofern sie maßgeblich bleiben. Ein Dateiplan allein wählt keinen geeigneten Cloudanbieter aus.

Namen und Bearbeitungsstand vereinbaren
Unser Vorschlag lautet Datum_Vorgangskennung_Dokument_v01_ENTWURF. Verwenden Sie die echte Dateiendung des Programms. Datum und Version genügen nicht als Freigabe: Zuständigkeit, Freigabedatum und gültiger Stand gehören in den Index. Eine neue Datei ersetzt die frühere Fassung erst nach der vereinbarten Prüfung.

Rechte am tatsächlichen System prüfen
Ordnernamen wie Vertraulich schützen keine Daten. Richten Sie individuelle Konten und aufgabenbezogene Lese- und Änderungsrechte ein; prüfen Sie diese mit geeigneten Testkonten. In den allgemeinen Index gehören keine Passwörter, geheimen Wiederherstellungscodes oder sensiblen Falldetails. Für solche Daten ist ein gesonderter geschützter Prozess nötig.

Sicherung und Wiederherstellung planen
Synchronisation allein ist keine Datensicherung. Vereinbaren Sie Sicherungsverfahren, geschützten unabhängigen Sicherungsort, Zuständigkeit und einen zur Änderungshäufigkeit passenden Rhythmus. Stellen Sie eine harmlose Testdatei in einen getrennten Testordner wieder her und vergleichen Sie Inhalt und Stand. Überschreiben Sie beim Test keine Originale.

Aufbewahrung und Wechsel kontrollieren
Erfassen Sie pro Dokumentart Zweck, maßgebliche Grundlage, Beginn einer gegebenenfalls geltenden Frist, Prüftermin und entscheidende Rolle. Es gibt hier keine pauschale Löschfrist. Unklare Fristen und laufende Verfahren werden geklärt, bevor gelöscht wird. Auch Exporte und Sicherungsbestände gehören in das abgestimmte Verfahren. Bei Rollenwechseln Zugriffe und private Arbeitskopien prüfen.

Einen Pilotvorgang abnehmen
Kopieren Sie nur erlaubte Testunterlagen in die neue Struktur. Prüfen Sie Vollständigkeit, Lesbarkeit, gültige Version, fachlichen Zusammenhang und Rechte. Eine unbeteiligte berechtigte Person soll den Vorgang wiederfinden. Erst nach dokumentierter Abnahme wird ein Umstellungsstichtag festgelegt; bis dahin bleibt die alte maßgebliche Ablage erhalten.

Ausfüllfelder pro Vorgang
Kennung | Titel | gültiger Fundort | verantwortliche Rolle | Leserechte | Änderungsrechte | Stand und Freigabe | Aufbewahrungsgrundlage und Prüftermin | offene Frage

Keine Passwörter oder vertraulichen Falldetails in diesem Index.
