Die Vorschrift kurz erklärt
Auslagenersatz, steuerbegünstigte nebenberufliche Tätigkeit und Beschäftigung sind nicht dasselbe. Ein Honorarvertrag oder eine Zahlung unterhalb eines Steuerfreibetrags bestätigt für sich allein keine Selbständigkeit.
Hier können Sie die Grundlage nachlesen:
Was wird eigentlich bezahlt?
Beim echten Auslagenersatz geht es um entstandene Aufwendungen, etwa vereinbarte Fahrtkosten oder einen Einkauf für den Verein. Eine Tätigkeitsvergütung bezahlt dagegen Arbeit. Eine pauschale Überweisung ist nicht allein deshalb Auslagenersatz, weil in der Kasse „Aufwand“ vermerkt wird. Leistungsgrund, Beschluss und Abrechnung sollten zur tatsächlichen Zahlung passen.
§ 3 Nummer 26 EStG begünstigt bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten, beispielsweise begünstigte Ausbildungs-, Betreuungs- oder künstlerische Tätigkeiten unter den gesetzlichen Trägervoraussetzungen. Die Grenze beträgt 3.300 Euro jährlich. Nummer 26a hat eigene Voraussetzungen und eine Grenze von 960 Euro. Nicht jede beliebige Vorstandstätigkeit fällt unter Nummer 26; mehrere Tätigkeiten und Überschneidungen müssen sachgerecht eingeordnet werden.
Beschäftigung beurteilt sich nach der Zusammenarbeit
§ 7 SGB IV nennt Weisungsgebundenheit und Eingliederung in eine fremde Arbeitsorganisation als Anhaltspunkte für Beschäftigung. Vertragsbezeichnung und Rechnungsstellung entscheiden das Ergebnis nicht allein. Aufgaben, tatsächliche Vorgaben, Selbstorganisation und weitere Umstände müssen insgesamt betrachtet werden. § 7a eröffnet unter seinen Voraussetzungen eine Statusfeststellung durch die Deutsche Rentenversicherung Bund.
Auch eine steuerfreie Vergütung kann mit sozialversicherungsrechtlichen Fragen verbunden sein. Umgekehrt darf eine als selbständig geplante Tätigkeit nicht pauschal wie ein Arbeitsverhältnis abgerechnet werden. Tätigkeitsbeschreibung und gelebte Praxis sollten gemeinsam dokumentiert sein. Ein Formular mit der Überschrift „Honorarvertrag“ ersetzt diese Betrachtung nicht.
Mindestlohn und Ehrenamt sind gesonderte Fragen
Das MiLoG regelt den Mindestlohnanspruch und in § 22 seinen persönlichen Anwendungsbereich. Die Bezeichnung „ehrenamtlich“ beseitigt einen Anspruch nicht automatisch, wenn tatsächlich eine vom Gesetz erfasste Beschäftigung vorliegt. Ebenso sollte ein echter ehrenamtlicher Einsatz nicht allein wegen einer Erstattung in ein Arbeitsverhältnis umgedeutet werden.
Für den Vorstand sind klare Aufgaben, Zahlungsgrundlagen und zuständige Abrechnungspersonen hilfreich. Mitglieder sollten früh wissen, ob eine Zahlung vereinbart ist, welche Nachweise verlangt werden und an wen sie sich bei Änderungen wenden. Freiwilliges Engagement wird verlässlicher, wenn Erwartungen vor dem Einsatz ausgesprochen werden.
Was das für den Brauchtumsverein bedeutet
Eine Tanztrainerin, ein bezahlter Techniker und ein Mitglied mit erstatteten Materialkosten erfüllen verschiedene Aufgaben. Für eine begünstigte nebenberufliche Tätigkeit müssen die gesetzlichen Voraussetzungen tatsächlich vorliegen. Auch bei Auftritten, Proben und künstlerischen Beiträgen beantwortet der Steuerfreibetrag nicht automatisch die Frage nach Beschäftigung oder Selbständigkeit.
Eine Tätigkeit kann mehrere rechtliche Ebenen haben
Ein Honorar kann steuerlich teilweise begünstigt sein, während der Erwerbsstatus gesondert offen bleibt. Ebenso kann eine Person im Verein mehrere unterschiedlich einzuordnende Aufgaben übernehmen. Deshalb sollten Tätigkeit, Auftraggeber, tatsächliche Arbeitsweise und Zahlungsgrund beschrieben werden, bevor man nur eine steuerliche Überschrift auswählt.
Bei Lehrtätigkeiten enthält § 127 SGB IV eine besondere Übergangsregel. Sie ist an Voraussetzungen gebunden, insbesondere an die gemeinsame Annahme selbständiger Tätigkeit bei Vertragsschluss und die erforderliche Zustimmung der lehrenden Person. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann die Versicherungspflicht aufgrund festgestellter Beschäftigung erst am 1. Januar 2028 einsetzen. Das ist keine allgemeine Bestätigung von Selbständigkeit und keine pauschale Befreiung aller anderen Versicherungspflichten.
Für Vereinsarbeit ist außerdem die Befugnis zur Vergütungsvereinbarung wichtig. Beschlusslage, Satzung und gegebenenfalls Interessenkonflikte dürfen nicht hinter der Frage nach einem Freibetrag verschwinden. Ein Mitglied, das eine Aufgabe übernimmt, sollte Zahlungsweise, Umfang und Abrechnung kennen. Änderungen an Tätigkeit oder Organisation können eine erneute Einordnung verlangen, auch wenn der Vertragstitel unverändert bleibt.
| Ebene | Leitfrage | Kein Ersatz durch |
|---|---|---|
| Auslagenersatz | Welche Aufwendungen sind entstanden und zu erstatten? | Bloße Bezeichnung einer Pauschale |
| Steuerbegünstigung | Passt die Tätigkeit zu § 3 Nummer 26 oder 26a? | Vereinszweck allein |
| Erwerbsstatus | Beschäftigung oder Selbständigkeit nach tatsächlichem Verhältnis? | Rechnung oder Honorarvertrag |
| Mindestlohn | Liegt eine erfasste Beschäftigung vor? | Etikett Ehrenamt |
Typische Fragen genauer beantwortet
Dürfen Steuerfreibeträge einfach auf jede Aufgabe verteilt werden?
Nein. § 3 Nummer 26 und Nummer 26a EStG haben eigene Voraussetzungen. Tätigkeit, begünstigter Auftraggeber und Nebenberuflichkeit sind ebenso wichtig wie die jährliche Grenze. Eine organisatorische Zahlung wird nicht allein durch eine günstig gewählte Bezeichnung zur pädagogischen oder künstlerischen Tätigkeit. Mehrere Aufgaben sollten mit ihrem tatsächlichen Inhalt beschrieben und zulässige Kombinationen gesondert eingeordnet werden.
Was gehört zu einer brauchbaren Tätigkeitsbeschreibung?
Sie erläutert die Leistung, tatsächliche Vorgaben, Entscheidungsbefugnisse und die Organisation des Alltags. Eine bloße Stundenangabe reicht dafür nicht immer aus. Vertrag und Praxis können voneinander abweichen; beides sollte deshalb gemeinsam betrachtet werden. Änderungen von Einsatzumfang oder Einbindung können eine neue sozialversicherungsrechtliche Bewertung nötig machen, selbst wenn die Rechnung unverändert aussieht.
Ist die Haftungsgrenze dasselbe wie der Steuerfreibetrag?
Nein. Die zivilrechtlichen Regeln der §§ 31a und 31b BGB und die Steuerbegünstigungen des EStG haben unterschiedliche Voraussetzungen und Rechtsfolgen. Gleiche Zahlen schaffen keine rechtliche Gleichsetzung. Auch eine Zahlung unterhalb einer dieser Grenzen beantwortet nicht automatisch die Frage nach Mindestlohn, Erwerbsstatus oder Versicherungsbeiträgen. Für die Vereinsabrechnung müssen die Ebenen getrennt bleiben.
Fiktives Beispiel aus der Vereinsarbeit
Eine Person leitet regelmäßig Tanzproben und übernimmt außerdem gegen Vergütung die Organisation des Festbetriebs. Beide Aufgaben werden mit tatsächlichen Abläufen beschrieben, statt pauschal als Übungsleitertätigkeit bezeichnet zu werden.
Für die Probenleitung werden Unterrichtsinhalt und tatsächliche Zusammenarbeit beschrieben. Die Festorganisation erhält eine eigene Aufgabenbeschreibung mit Entscheidungsspielraum und Einbindung in die Vereinsabläufe. Erstattete Materialkosten bleiben als eigener Zahlungsgrund erkennbar. Vor Auszahlung werden Zuständigkeit und Abrechnung mit der verantwortlichen Stelle geklärt. Das Beispiel bestätigt weder selbständige Tätigkeit noch Steuerfreiheit. Es zeigt, wie verschiedene Aufgaben einer Person so dokumentiert werden, dass die Voraussetzungen der jeweils einschlägigen Steuer-, Sozial- und Vergütungsregeln überhaupt sachgerecht beurteilt werden können.
Vorstand und Mitglieder: gemeinsam vorbereiten
- Tanztraining, Festorganisation und Auslagenersatz getrennt beschreiben.
- Vergütung vor der Aufgabe vereinbaren und steuerliche sowie soziale Fragen auseinanderhalten.
- Zuständige Person und nachvollziehbaren Ablageort benennen, damit Entscheidungen bei einem Wechsel der Verantwortlichen erhalten bleiben.
Mitglieder können die verantwortliche Stelle unterstützen, indem sie Absprachen einhalten, fehlende Informationen früh melden und keine verbindlichen Zusagen außerhalb ihrer Befugnisse machen. Ein offener Punkt gehört zur zuständigen Person, bevor aus einer Planung ein Vertrag, eine Zahlung oder eine Veröffentlichung wird.
EStG § 3: Keine doppelte Begünstigung derselben Tätigkeit
§ 3 Nummer 26a EStG ist für Einnahmen aus derselben Tätigkeit ausgeschlossen, wenn hierfür ganz oder teilweise die Steuerbefreiung nach Nummer 12, 26 oder 26b gewährt wird. Die Grenze lässt sich deshalb nicht durch eine bloße Aufteilung derselben Tätigkeit auf zwei Freibeträge erweitern. Tatsächlich verschiedene Aufgaben müssen mit ihrem jeweiligen Inhalt und den übrigen Voraussetzungen eingeordnet werden.
Häufige Fragen
Ersetzt dieser Überblick eine Prüfung unseres konkreten Falls?
Nein. Die allgemeinen Regeln helfen beim Verständnis und bei der Vorbereitung. Satzung, Verträge, konkrete Tätigkeiten und weitere Umstände können eine individuelle rechtliche oder steuerliche Einordnung erfordern.